En vigueur à compter du 17 décembre 2024
Conscience (« nous », « notre ») a rédigé cette politique de confidentialité des événements (« politique de confidentialité des événements ») afin de décrire nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels (« renseignements personnels ») recueillis auprès des visiteurs, des participantes et participants et des personnes inscrites à l’événement (« événement »). Cette politique de confidentialité des événements s’ajoute à celle qui se trouve sur notre site Web (disponible à l’adresse https://conscience.ca/privacy-policy/) (collectivement les « politiques de confidentialité »).
En fournissant vos renseignements personnels pour participer à l’événement, vous consentez explicitement à ce que ces données soient stockées et traitées conformément à nos politiques de confidentialité.
Renseignements personnels que nous recueillons et utilisons
Inscription à l’événement
Nous utilisons notre processus d’inscription pour recueillir les renseignements personnels que vous saisissez directement dans nos formulaires d’inscription. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels directement transmis au moyen des formulaires de soumission ou d’autres pages que nous avons créées en tant qu’organisatrices et organisateurs de l’événement. Nous recueillons et traitons ces données pour les raisons suivantes :
- compléter votre inscription à l’événement et vous remettre votre billet;
- gérer l’événement et les personnes qui y participent
- vous contacter à propos de l’événement;
- générer des statistiques sur l’événement;
- améliorer nos futurs événements.
En remplissant le formulaire d’inscription, vous déclarez et garantissez que vous êtes la personne qui s’inscrit ou que vous avez l’autorisation explicite de cette personne pour le faire en son nom.
Voici les renseignements que nous recueillons lors de votre inscription à l’événement :
- prénom et nom
- courriel
- affiliation
- type d’organisation
- fonction
- d’où vous provenez
- nous pouvons également recueillir des renseignements facultatifs, tels que vos restrictions alimentaires, vos pronoms préférés et vos besoins en matière d’hébergement et d’accessibilité.
Comment partageons-nous ces renseignements
Nous ne partageons vos renseignements personnels qu’à des fins précises et aux tiers mentionnés dans nos politiques de confidentialité. Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la protection, le traitement et le transfert de vos renseignements personnels conformément aux lois en vigueur.
Divulgation à des tiers
Nous devons parfois divulguer vos renseignements personnels à des tiers pour assurer le bon déroulement de l’événement. Lorsqu’une telle divulgation est requise, nous ne partageons que les éléments strictement nécessaires de vos renseignements personnels, avec les tiers suivants qui sont associés à l’événement.
Participantes et participants à l’événement
Si vous avez consenti à la divulgation de vos renseignements personnels lors de votre inscription, nous pouvons partager vos renseignements avec les autres personnes présentes à l’événement. Dans ce cas, nous divulguons les renseignements suivants :
- prénom et nom
- courriel
- affiliation
Tiers fournisseurs de services
Conscience fait appel à certains tiers (« fournisseurs ») pour l’aider à planifier son événement. Ces derniers sont les suivants :
- nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à planifier et à gérer l’événement, à inscrire les participantes et participants et à fournir des services événementiels. Par exemple, nous pouvons transmettre des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui hébergent nos sites Web ou qui offrent des services de messagerie en notre nom. Nous pourrions partager vos renseignements d’inscription avec ces fournisseurs dans le seul but de vous offrir des services pour l’événement;
- nous utilisons actuellement Fourwaves comme fournisseur pour les services d’inscription et de traitement des paiements;
- nous utilisons actuellement Insightly comme fournisseur de logiciels de gestion de la relation client (CRM);
- nous utilisons MailChimp pour envoyer des courriels et des infolettres.
Nous pourrions également partager vos renseignements personnels avec des tiers :
- si vous nous y autorisez explicitement;
- si vous avez accepté que nous partagions vos renseignements personnels avec les commanditaires de l’événement;
- aux personnes qui détiennent l’autorité légale pour agir en votre nom;
- si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos renseignements personnels afin de respecter nos obligations légales. Cela inclut les demandes légitimes des autorités gouvernementales et les exigences en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi, ou pour prévenir une activité illégale;
- pour traiter toute réclamation, pour protéger nos droits ou ceux d’autrui, pour assurer la sécurité de toute personne ou pour prévenir toute activité illégale;
- pour assurer la protection des droits, des biens ou de la sécurité de Conscience, de notre personnel, de notre clientèle, de nos fournisseurs ou de toute autre personne concernée.
Transferts de renseignements personnels
Veuillez noter que les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transférés et hébergés sur des serveurs ou dans des bases de données situés hors de votre État, province, pays ou autre juridiction, où les lois sur la confidentialité peuvent être moins strictes que celles de votre lieu de résidence.
