Objectif
La présente politique sur les conflits d’intérêts vise à préserver l’intégrité et l’impartialité de Conscience en établissant un cadre pour identifier, déclarer et gérer les éventuels conflits d’intérêts. Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel, des cadres, des membres du conseil d’administration, des sous-traitantes et sous-traitants, ainsi qu’aux bénévoles de Conscience.
Il est important que tous les décideurs comprennent leurs obligations en cas de conflit d’intérêts. Cette politique énonce les principes directeurs selon lesquels Conscience attend de ses décideurs qu’ils agissent. Elle vise également à fournir une orientation générale pour gérer efficacement les conflits d’intérêts, et ce, en temps opportun.
Définition d’un conflit d’intérêts
Un conflit d’intérêts survient lorsque le devoir d’un décideur d’agir uniquement dans l’intérêt de Conscience est compromis ou entravé par tout autre intérêt, toute autre relation ou tout autre devoir du décideur. Il est impossible d’énumérer de manière exhaustive les situations susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts. La distinction entre un conflit d’intérêts et un conflit d’intérêts important ne peut pas non plus être établie de manière exhaustive; elle doit être examinée au cas par cas. Les conflits d’intérêts surviennent fréquemment dans les circonstances qui suivent.
- Transactions avec Conscience
Lorsqu’un décideur entretient des liens directs ou indirects avec Conscience. Lorsqu’un décideur a un intérêt direct ou indirect important dans une transaction ou un contrat avec Conscience.
- Relations personnelles
Lorsque Conscience transige avec des fournisseurs de biens ou de services, ou avec toute autre partie, dont un membre de la famille du décideur qui agit à titre de mandataire, de cadre, ou de représentante ou représentant.
- Cadeaux
Lorsqu’un décideur ou un membre de sa famille, une autre personne ou une entité désignés par le décideur accepte des cadeaux, des faveurs ou des marques d’hospitalité qui peuvent influencer ou sembler influencer la prise de décision.
- Exercice de pouvoirs dans un but inapproprié
Lorsqu’un décideur exerce ses pouvoirs dans son propre intérêt, ou dans un but autrement inapproprié.
- Saisie d’une occasion qui devrait revenir à Conscience
Lorsqu’un décideur détourne à son profit une occasion ou un avantage qui devrait être destiné à Conscience.
- Obligation de divulguer des renseignements de valeur pour Conscience
Lorsqu’un décideur omet de divulguer des renseignements pertinents à propos d’un aspect essentiel des activités de Conscience.
- Implications dans d’autres sociétés
Un décideur peut se retrouver dans une situation où il doit choisir entre deux devoirs. Cela peut arriver lorsqu’un décideur occupe simultanément les postes d’administrateur ou d’administratrice dans deux sociétés en compétition. Cela peut aussi survenir quand un décideur entretient une relation ou une association avec une autre entité, par exemple, si deux sociétés tentent d’exploiter la même occasion. Un décideur peut se trouver en possession de renseignements confidentiels, reçus dans une salle de réunion ou encore, liés à une question importante pour une décision prise dans une autre salle de réunion. Il ne peut s’acquitter simultanément de ses obligations de confidentialité et de divulgation. De plus, le décideur ne peut agir pour promouvoir d’autres intérêts que ceux de Conscience.
Divulgation des conflits d’intérêts
Toute personne concernée par cette politique doit signaler par écrit tout conflit d’intérêts potentiel à la directrice générale ou au directeur général, ou à la présidente ou au président du conseil d’administration dès que ce conflit survient. Il s’agit de divulguer notamment :
- la nature du conflit;
- les parties impliquées;
- tout renseignement pertinent susceptible d’aider à évaluer le conflit.
Lorsque la présidente ou le président du conseil d’administration est dans une situation de conflit d’intérêts, une autre administratrice ou un autre administrateur doit être tenu informé. Par la suite, toute mention de la présidente ou du président du conseil d’administration dans la présente politique sera interprétée comme une référence à cette autre administratrice ou cet autre administrateur. La divulgation doit être suffisante pour révéler la nature et l’ampleur du conflit d’intérêts. La divulgation doit être faite le plus tôt possible, idéalement avant toute discussion ou tout vote sur la question.
Gestion des conflits d’intérêts
Une fois qu’un conflit d’intérêts a été divulgué, la directrice générale ou le directeur général, ou la présidente ou le président du conseil d’administration doit :
- évaluer le conflit divulgué et son impact potentiel.
- évaluer si des mesures sont nécessaires pour gérer ou atténuer le conflit.
- documenter le conflit et toutes les mesures prises dans un registre central. Cela facilitera leur suivi et leur évaluation régulière, que ces conflits aient été ou non abordés lors de réunions donnant lieu à un procès-verbal.
Mesures visant à prévenir les conflits d’intérêts
Voici quelques moyens de minimiser les conflits d’intérêts :
- S’abstenir de participer aux décisions en cas de conflit.
- Se libérer des intérêts financiers qui entraînent une situation de conflit.
- Limiter ou restreindre certaines activités ou certains engagements.
- Demander l’avis de conseillers juridiques ou éthiques.
Confidentialité
Tous les renseignements concernant les conflits d’intérêts divulgués dans le cadre de cette politique seront traités confidentiellement et ne seront partagés qu’avec les personnes ayant besoin de les connaître pour évaluer et gérer le conflit.
Application et respect des règles
Si une personne concernée par cette politique ne divulgue pas ou ne gère pas adéquatement les conflits d’intérêts, elle peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à son licenciement, à la fin de son mandat, ou au retrait de son statut de bénévole. Respecter cette politique est une condition d’emploi ou d’association avec Conscience.
Examen et révision
La présente politique sur les conflits d’intérêts sera examinée régulièrement par la direction et mise à jour au besoin pour s’assurer qu’elle demeure efficace et pertinente.
